Pourquoi DocumentJet est-il si cher ?

DocumentJet est fondamentalement différent des services classiques de colis ou de courrier express. Votre document ne transite pas par des centres de tri automatisés, des convoyeurs ou des réseaux de colis traditionnels. C’est un coursier aérien dédié, une personne en chair et en os, qui voyage avec votre envoi sur un vol commercial de passagers. Le prix comprend donc des coûts tels que les billets d’avion, le transport terrestre, l’hôtel si nécessaire, l’acheminement du coursier jusqu’au lieu d’enlèvement et la rémunération du coursier dédié. Concrètement, vous réservez une personne qui voyage spécialement pour votre livraison urgente.

En combien de temps DocumentJet peut-il livrer mon passeport ou mon document ?

Le jour même ou le lendemain, sur la plupart des grandes liaisons internationales. Par exemple, un document enlevé en Europe peut souvent être livré aux États-Unis le même jour calendaire grâce au décalage horaire, tandis que de nombreuses livraisons entre les États-Unis et l’Europe arrivent le lendemain en raison des horaires de vol et des fuseaux horaires. Le délai de livraison effectif dépend du lieu d’enlèvement, de la disponibilité des coursiers, des vols disponibles et du lieu de remise final. Votre devis instantané indique une fenêtre estimée d’enlèvement et de livraison avant la réservation, et notre 24/7 Operations Center confirme l’itinéraire définitif après la réservation.

Le coursier aérien va-t-il ouvrir ou lire mes documents ?

Pour des raisons de sûreté aérienne et de conformité, les coursiers DocumentJet doivent pouvoir vérifier ce qu’on leur demande de transporter. Le coursier peut donc ouvrir l’enveloppe ou l’emballage extérieur et inspecter visuellement le contenu avant d’en prendre la garde. Cette inspection a pour but de vérifier que l’envoi ne contient que des documents autorisés. Nos coursiers ont pour consigne de ne pas examiner ni consigner inutilement d’informations sensibles et sont soumis à des obligations de confidentialité.

Recevrai-je une preuve de livraison ?

Oui. Nous documentons la remise finale. Selon les circonstances, la preuve de livraison peut comporter le nom du destinataire, une signature, une photo de la remise, l’heure et le lieu de livraison ou toute autre confirmation adaptée au destinataire. Lorsque cela est licite et approprié, une vérification d’identité supplémentaire peut être consignée. Si le document est remis à une autorité ou à un représentant officiel, une autre forme de confirmation peut être enregistrée, par exemple le nom, le service ou le numéro de badge ou de référence du représentant.

Envoyer des documents juridiques rapidement

La question semble n’appeler qu’une seule réponse, et d’une certaine façon c’est le cas : le moyen le plus rapide d’envoyer un document, c’est le PDF. Mais la question que se pose un assistant juridique à 16 h 30 est différente. Puisque ce document-là doit être un original, et qu’il doit se trouver dans ce bureau-là avant telle heure, quelle méthode l’y amène avec le moins de risque ? Cela dépend de quatre éléments : l’échéance, la distance, ce que coûterait un échec, et la nécessité éventuelle de savoir ensuite qui a eu le document entre les mains pendant le trajet. Voici les options, dans l’ordre où il convient de les écarter.

Option 1 : ne pas envoyer de papier

Copie numérisée par e-mail ou signature électronique

Dans quel cas : Le destinataire, le tribunal ou le registre accepte une copie électronique ou une signature électronique, même à titre provisoire.

Quelques minutes. Gratuit. La plupart des juridictions acceptent désormais le dépôt électronique ; la plupart des cocontractants acceptent la signature électronique pour les contrats commerciaux courants ; de nombreux registres acceptent une copie numérisée, l’original suivant par courrier. Avant toute chose, demandez au destinataire si cela suffit. Un nombre étonnant d’originaux urgents se révèlent n’être que des copies urgentes.

Option 2 : les réseaux express

Transporteur express international

Dans quel cas : Vous disposez d’au moins deux jours ouvrés, le document peut être signé à nouveau en cas de perte et un jour de retard reste acceptable.

Un à trois jours ouvrés entre grandes villes, davantage vers les villes plus petites. Suivi à chaque point de scan, livraison en tournée par un chauffeur dont la camionnette est remplie d’autres plis, pour un coût de quelques dizaines à quelques centaines de dollars. Fiable au sens statistique : l’immense majorité des envois arrive dans les délais annoncés. Le risque résiduel tient à une retenue en douane, à un week-end qui s’intercale, à une erreur de tri. Pour la plupart des pièces juridiques, c’est le bon outil et il n’y a aucune raison de dépenser davantage.

Option 3 : le transporter vous-même

Un avocat ou un collaborateur du cabinet prend l’avion avec le document

Dans quel cas : Quelqu’un du cabinet doit partir de toute façon, ou le document est si sensible que personne d’extérieur au cabinet ne doit l’avoir entre les mains.

Mêmes délais qu’un coursier, puisque ce sont les mêmes vols. Il en coûte un billet, une journée de temps facturable et souvent une nuit d’hôtel. La traçabilité est parfaite et la confidentialité absolue. L’inconvénient saute aux yeux lorsque la personne qui devrait partir est aussi celle qui doit être en réunion ici demain.

Option 4 : un coursier aérien dédié

Une personne ne transporte que votre document

Dans quel cas : L’échéance est aujourd’hui ou demain, l’original est irremplaçable ou un échec coûterait cher, et vous devez pouvoir rendre compte de chaque remise.

Le jour même vers l’ouest à travers l’Atlantique, le lendemain matin vers l’est, des délais comparables vers l’Asie ; davantage avec des correspondances. Le coursier vient chercher le document à votre bureau, le garde sous son contrôle dans son bagage cabine et le remet à la personne que vous avez désignée, en consignant chaque étape. Le prix est celui du déplacement d’une personne, car c’est bien de cela qu’il s’agit : généralement entre 2 000 et 5 000 USD. DocumentJet établit le devis en ligne en quelques secondes, sans création de compte, et confirme le coursier et les vols dans les 30 minutes environ qui suivent la réservation.

Comparatif

Électronique: Quelques minutes. Gratuit. Accepté dans la plupart des cas ; pas lorsque la signature manuscrite ou l’original est exigé.
Transporteur express: Un à trois jours ouvrés. De quelques dizaines à quelques centaines de dollars. Suivi par scans ; trié et groupé ; livré en tournée.
Par vous-même: Le jour même ou le lendemain. Un billet plus une journée de travail de quelqu’un. Contrôle total ; une semaine entièrement bouleversée pour la personne concernée.
Coursier dédié: Le jour même ou le lendemain. Entre 2 000 et 5 000 USD. Une seule personne nommément identifiée, des remises documentées, une livraison à un destinataire désigné.

Décider en pratique

Partez de l’échéance, exprimée à l’heure locale du destinataire, et de ce qui se passe si elle n’est pas tenue. Si une copie électronique est acceptée, envoyez-la tout de suite et expédiez l’original par le moyen que le calendrier permet. Si l’original est nécessaire et que vous disposez de trois jours ouvrés ou plus, passez par un transporteur express et versez le numéro de suivi au dossier. Avec deux jours, le transporteur express reste la réponse la plus probable, mais tenez compte du week-end. Avec un seul jour, ou si le document ne peut pas être refait, ou s’il s’agit d’une affaire dans laquelle on vous demandera ensuite qui l’a eu entre les mains, le choix se fait entre un collègue dans l’avion et un coursier dédié, et la différence tient à une seule question : pouvez-vous vous passer de ce collègue ?

Une dernière variable : le destinataire. Un guichet de greffe qui ferme à 15 h ou un associé qui n’est au cabinet que le mercredi pèsent davantage dans le calcul que la méthode d’envoi. Quel que soit le moyen choisi, désignez une personne, communiquez son numéro direct et prévenez-la de l’heure à laquelle le pli doit arriver.

Si vous choisissez le coursier : ce qu’il faut préparer

Le document, signé, avec l’éventuelle apostille ou légalisation déjà apposée ; rien ne peut être ajouté pendant le transport. Une enveloppe que le coursier peut ouvrir, car il peut avoir à vérifier ce qu’il transporte au contrôle de sûreté de l’aéroport ; placez les pièces couvertes par le secret professionnel dans une chemise intérieure fermée, dont le coursier peut constater qu’elle ne contient que du papier. Le nom et le numéro direct du destinataire, et la précision que l’accueil peut signer ou non. Une personne de votre bureau pour remettre le pli pendant le créneau d’enlèvement, qui se situe, dans la plupart des grandes villes, quelques heures après la réservation. Ensuite, le devis : vous saisissez deux adresses, vous obtenez un prix et des créneaux, dans le fuseau horaire du destinataire. Si le créneau de livraison se termine avant votre échéance, réservez ; sinon, vous avez votre réponse sans avoir rien dépensé.

Envoyer des documents juridiques rapidement : la bonne méthode selon le temps dont vous disposez