Livraison urgente de contrats : originaux signés, signatures à l’étranger et offres sous pli cacheté
DocumentJet transporte à l’international des contrats signés, des documents de signature et des dossiers de réponse à des appels d’offres avec un coursier aérien dédié, du bureau de la partie signataire jusqu’à la contrepartie, à l’agent chargé de la signature ou au service de réception des offres, et consigne la remise. Le service s’adresse aux accords pour lesquels une page de signature originale doit encore être physiquement présente, et aux offres sous pli cacheté soumises à une heure limite de réception.
Au signataire, pas à l’immeuble
Indiquez la personne qui doit recevoir le pli et si l’accueil peut signer à sa place. Le coursier appelle avant d’arriver et remet le pli en main propre.
Plusieurs exemplaires, une seule réservation
Plusieurs originaux destinés au même destinataire voyagent ensemble, jusqu’à 1 000 pages et 5 kg. Un seul coursier, une seule preuve de remise.
Des créneaux dans les deux fuseaux horaires
Enlèvement à votre heure locale, livraison à la leur, affichés avant la réservation. Confirmation avec des vols réels en 30 minutes environ.
La signature électronique a fait disparaître la plupart des raisons pour lesquelles un contrat devait voyager. Ce qui reste est tenace : une juridiction ou une contrepartie qui exige une signature manuscrite, un prêteur qui veut les originaux sur la table, un appel d’offres public qui impose une enveloppe cachetée à une adresse précise avant une heure fixée, un acte notarié qui n’existe que sur papier. Dans ces cas-là, le document est la transaction, et la transaction a une heure.
Un coursier qui ne transporte que votre enveloppe est l’outil adapté, et cette page explique comment bien l’utiliser : quels documents envoyer, comment caler une signature sur plusieurs fuseaux horaires et quoi dire au destinataire pour que l’enveloppe arrive au bon bureau et non au service courrier.
Ce qui est généralement envoyé
Pages de signature et exemplaires originaux
Originaux signés à échanger ou à placer sous séquestre lors d’une signature dans une autre juridiction.
Dossiers de signature complets
Originaux reliés pour un financement, une acquisition ou une vente immobilière, remis à l’agent chargé de la signature ou à l’avocat du prêteur.
Actes notariés et documents sociaux apostillés
Procurations, décisions sociales et certificats de pouvoirs exigés en original pour une signature à l’étranger.
Offres et dossiers de candidature
Enveloppes cachetées soumises à une heure limite de réception, destinées à une autorité publique ou à un service achats.
Garanties et instruments bancaires
Garanties bancaires, lettres de crédit et lettres de confort originales qu’un bénéficiaire n’accepte que sur papier.
Caler une signature sur plusieurs fuseaux horaires
01
Partez de l’heure de la signature
Si les documents doivent être sur la table mercredi à 15 h, heure de Francfort, il est 9 h à New York. Comptez à rebours à partir de là, et non à partir du moment où l’encre des signatures a séché.
02
Lisez le devis à l’heure du destinataire
Saisissez les deux adresses. Le créneau de livraison est affiché à l’heure locale de la destination. De l’Europe vers l’Amérique du Nord, c’est souvent le jour même ; de l’Amérique du Nord vers l’Europe, le lendemain matin ; une correspondance ajoute plusieurs heures. Si le créneau se termine après l’heure de la signature, signez un jour plus tôt ou reportez la signature.
03
Désignez le signataire comme destinataire
Indiquez l’agent chargé de la signature ou l’avocat qui doit recevoir le pli, avec un numéro direct. Précisez si son accueil peut signer. Si les originaux ne doivent être remis qu’à une personne précise, dites-le : le coursier attendra ou appellera.
04
Confirmez, puis ne vous souciez plus de l’enveloppe
En 30 minutes environ, l’équipe opérationnelle confirme le coursier et les vols, et vous recevez l’itinéraire. Si l’heure d’arrivée ou le prix diffère sensiblement du devis, vous pouvez annuler sans frais. Ensuite, les mises à jour de statut suivent le coursier et tout incident est pris en charge par notre 24/7 Operations Center.
Prix et créneaux d’enlèvement et de livraison en quelques secondes. Sans création de compte.
Prix et heure de livraison immédiats. Réservez en ligne.
Offres sous pli cacheté et heures limites de réception
Les appels d’offres sont le seul cas où l’enveloppe doit rester fermée alors que le coursier peut avoir besoin de vérifier ce qu’elle contient. La solution : placez l’offre dans son enveloppe cachetée, conformément aux exigences de l’autorité, puis glissez cette enveloppe dans une enveloppe extérieure que le coursier peut ouvrir. S’il procède à une vérification, il constate que l’enveloppe extérieure contient du papier et ne touche pas au cachet. Indiquez dans la réservation que l’enveloppe intérieure est une offre cachetée.
Les services de réception des offres enregistrent l’heure de dépôt à la minute près et rejettent sans discussion les plis arrivés hors délai. Donnez-nous l’heure limite ainsi que le bureau ou la salle exacts. C’est au créneau de livraison affiché avant la réservation qu’il faut la comparer ; si la marge est faible, le choix raisonnable est d’envoyer un jour plus tôt.
Qui paie et comment la facture est établie
La réservation demande qui organise la livraison. Une société qui envoie ses propres documents choisit l’expéditeur comme client ; la personne qui réserve indique ensuite si elle contracte en son nom propre ou pour le compte de la société, afin que la facture soit correctement adressée. Un cabinet d’avocats ou un mandataire qui envoie des documents pour un client s’enregistre lui-même comme client, avec sa propre adresse. Les entreprises immatriculées à la TVA dans l’UE saisissent leur numéro de TVA, qui est vérifié dans le registre ; lorsque l’autoliquidation s’applique, la facture est émise sans TVA. Le paiement s’effectue par carte et n’est débité qu’à la confirmation. Une référence de bon de commande peut être indiquée dans le champ des informations complémentaires.
Ce qui ne fait pas partie du service
Nous n’intervenons pas comme témoin de signature, n’établissons pas d’actes notariés, n’obtenons pas d’apostilles, ne conservons pas de documents sous séquestre et ne les remettons pas sous condition. Le coursier remet le pli à la personne que vous désignez. Si la remise doit dépendre d’un événement préalable, désignez comme destinataire une personne de confiance chargée de recevoir et de conserver les documents, et communiquez-lui les conditions.
Questions fréquentes à ce sujet
Puis-je envoyer plusieurs passeports ou documents dans un seul envoi DocumentJet ?
Oui, à condition que tous les éléments soient des documents autorisés, qu’ils aient les mêmes lieux d’enlèvement et de livraison et qu’ils respectent les limites de format et de poids de DocumentJet. Par exemple, plusieurs passeports appartenant à des membres d’une même famille peuvent généralement être transportés ensemble dans le cadre d’une seule réservation. Vous devez être légalement habilité à organiser le transport de chaque passeport ou document inclus dans l’envoi.
Existe-t-il des limites de format ou de poids ?
Oui. Les envois DocumentJet sont limités aux documents papier ordinaires, avec un maximum de 1 000 pages, un poids total de 5 kilogrammes et un format A4 ou US Letter. Si votre envoi dépasse ces limites, veuillez contacter FLYTRIX pour obtenir un devis personnalisé.
À qui mon document sera-t-il remis ?
Si vous choisissez « Particulier » comme destinataire, nous remettons normalement le document uniquement à la personne indiquée dans votre réservation. Si vous souhaitez autoriser une autre personne à le recevoir, veuillez nous contacter avant la livraison. Si vous choisissez « Entreprise », l’envoi peut être remis à un représentant autorisé de cette organisation, par exemple au personnel de l’accueil, de la sécurité, du bureau ou de l’entrepôt. Si la livraison doit être effectuée auprès d’une personne précise, veuillez nous en informer à l’avance. Pour les livraisons à l’hôtel, veuillez préciser si le personnel de la réception ou le concierge est autorisé à accepter l’envoi. Pour les livraisons à l’aéroport, le document peut être remis au destinataire désigné ou, si nécessaire et approprié, à un représentant de la compagnie aérienne, de l’aéroport, des services d’immigration ou du contrôle aux frontières.
Comment dois-je emballer mon passeport ou mes documents ?
Une enveloppe ordinaire ou une enveloppe à documents suffit normalement. Veuillez ne pas sceller définitivement l’envoi ni l’emballer d’une manière qui empêcherait le coursier d’en vérifier le contenu avant d’en prendre la garde. Le coursier peut avoir besoin d’inspecter le contenu pour des raisons de sûreté et de conformité avant le début de l’envoi. Après l’inspection, les documents peuvent être placés en toute sécurité dans l’enveloppe de transport ou la pochette à documents utilisée pour le trajet.
