Coursier pour cabinets d’avocats : une chaîne de traçabilité, pas seulement une livraison
DocumentJet met à la disposition des cabinets d’avocats et des directions juridiques un coursier dédié pour les documents originaux qui doivent franchir une frontière rapidement et arriver avec une chaîne de traçabilité continue et documentée. Un coursier expérimenté enlève les documents, voyage avec eux et les remet à une personne nommément désignée ; chaque transfert de garde est consigné. La réservation se fait en ligne, sans compte client, et la facture est établie au nom du cabinet.
Une traçabilité que vous pouvez verser au dossier
L’enlèvement, chaque remise intermédiaire et la livraison sont consignés avec le nom, l’heure et le lieu. Lorsqu’un chauffeur assure une partie du trajet, ce transfert est lui aussi documenté.
La confidentialité comme condition
Les coursiers acceptent nos exigences de confidentialité avant toute mission et ont pour consigne de vérifier le contenu sans le lire.
Réservé par le cabinet, pour le client
Le secrétariat ou un juriste du cabinet effectue la réservation ; la facture est adressée au cabinet. Les cabinets assujettis à la TVA dans l’UE saisissent leur numéro de TVA et sont facturés en conséquence.
Le travail juridique repose encore sur un nombre étonnant d’originaux. Des pages de signature à l’encre pour un closing dans une autre juridiction. Une procuration apostillée sans laquelle un notaire étranger n’instrumentera pas. Des actes de procédure qu’un greffe n’accepte que sur papier. Des pièces qui doivent être produites, et non envoyées par e-mail. Lorsque l’un de ces documents se trouve du mauvais côté de l’océan et que l’échéance est fixe, la question n’est pas de savoir s’il arrivera, mais si vous pouvez rendre compte de chaque personne entre les mains de laquelle il est passé.
C’est toute la différence entre un coursier et un coursier dédié. Un réseau peut vous dire qu’une enveloppe a été scannée à Leipzig à 2 h 14. Un coursier dédié peut vous dire qui la tenait à 2 h 14, parce que c’est la même personne qui l’a enlevée et qui la remettra.
La chaîne de traçabilité, concrètement
Ce qui est consigné, et à quel moment.
01
Enlèvement
Le coursier se présente dans le créneau d’enlèvement, décline son identité et demande la personne indiquée dans la réservation. Il peut ouvrir l’enveloppe pour vérifier qu’elle contient des documents papier ; s’il le fait, sa consigne est de ne pas regarder au-delà. Les documents sont placés dans la pochette de transport. Sont consignés : qui a remis les documents, quand et où. Vous recevez immédiatement la mise à jour du statut.
02
En transit
La pochette voyage dans le bagage cabine du coursier et ne quitte pas son contrôle. Elle peut être ouverte lors du contrôle de sûreté ; le coursier ne peut pas s’opposer à une inspection légale, et nous non plus. En cas de correspondance, le coursier la porte lui-même d’une porte d’embarquement à l’autre. Lorsque la réglementation locale impose un chauffeur dédié pour un transfert aéroport, les remises du coursier au chauffeur et du chauffeur au coursier sont consignées comme toutes les autres.
03
Livraison
À la personne que vous avez désignée, ou à un représentant que vous avez autorisé dans la réservation : un accueil, un clerc de notaire, le cabinet de l’avocat adverse. Sont consignés : le nom du destinataire, l’heure, le lieu, ainsi qu’une signature ou une photo selon le cas. Si la remise doit se faire à une personne précise et à personne d’autre, indiquez-le dans la réservation : le coursier attendra ou appellera plutôt que de laisser le pli à l’accueil.
Ce que les équipes juridiques envoient habituellement
Dossiers de closing et pages de signature
Exemplaires signés à l’encre pour une signature dans une autre juridiction, remis le jour J au signataire ou à l’agent chargé du closing.
Actes notariés et apostillés
Procurations, décisions sociales, déclarations sous serment : des documents sur lesquels une contrepartie ou un registre étranger n’agira que sur présentation de l’original.
Pièces judiciaires et d’arbitrage
Actes, pièces et éléments de preuve remis à un avocat, à un greffe ou au secrétariat d’un tribunal arbitral. Nous livrons au bureau ; le dépôt lui-même reste de votre ressort.
Documents sociaux et transactionnels
Certificats d’actions, procès-verbaux originaux de conseil d’administration, mandats bancaires, dossiers de réponse à un appel d’offres sous pli cacheté avec date limite de dépôt.
Passeports de clients
Conservés pour une demande de visa ou un acte notarié, et dont le client a désormais besoin à l’étranger. Le client autorise le transport ; le cabinet effectue la réservation.
Prix et créneaux d’enlèvement et de livraison en quelques secondes. Sans création de compte.
Prix et heure de livraison immédiats. Réservez en ligne.
Le calendrier face à une date fixe
Partez du moment où le document doit se trouver sur un bureau, et non du jour où vous pouvez l’envoyer. Sur la plupart des grandes liaisons internationales, un document enlevé le matin est livré le jour même vers l’ouest (de l’Europe vers l’Amérique du Nord) ou le lendemain matin vers l’est (de l’Amérique du Nord vers l’Europe, de l’Europe vers l’Asie). Comptez une demi-journée de plus pour une correspondance ou un aéroport plus petit. Le devis indique le créneau de livraison à l’heure locale du destinataire ; si ce créneau se situe après votre échéance, la réponse honnête est que le coursier ne pourra pas tenir le délai, et mieux vaut le savoir avant de réserver qu’après.
Une fois la réservation effectuée, notre 24/7 Operations Center confirme un coursier nommément désigné et les vols dans un délai d’environ 30 minutes. Le montant est bloqué sur votre carte à la réservation et n’est débité qu’à cette confirmation. Si les seuls vols possibles coûtent plus que ce que prévoyait le devis, ou arrivent plus de quatre heures après le créneau qui vous a été indiqué, vous acceptez ou annulez sans frais. Après la confirmation, le prix est ferme ; c’est à nous de gérer les perturbations aériennes, pas à vous d’en payer le coût.
Réserver pour le compte d’un client, et facturation
Le formulaire de réservation demande qui organise la livraison : l’expéditeur, le destinataire ou une autre personne. Un cabinet qui envoie pour un client choisit la troisième option et s’indique comme client, avec son adresse et, pour les entreprises assujetties à la TVA dans l’UE, son numéro de TVA. Ce numéro est vérifié dans le registre de l’UE ; s’il est validé, la facture est émise hors TVA selon le régime d’autoliquidation, lorsque celui-ci s’applique. Lorsque le cabinet est lui-même l’expéditeur, la personne qui réserve indique si elle contracte en son nom propre ou pour le compte du cabinet, afin que la facture soit correctement établie.
Le paiement s’effectue par carte ; le reçu et la facture arrivent par e-mail une fois l’envoi confirmé. Le vendeur est FLYTRIX Americas LLC. Si votre service comptable a besoin d’une référence de bon de commande sur la facture, indiquez-la dans le champ « Informations complémentaires » et l’équipe opérationnelle l’ajoutera.
Où s’arrête notre mission
Nous transportons et nous remettons. Nous ne déposons rien auprès d’un tribunal, ne signifions pas d’actes, n’intervenons pas comme témoins de signature et ne donnons aucun avis sur l’acceptation d’un document à l’arrivée. Si un greffe exige un dépôt par une personne habilitée, prévoyez que cette personne reçoive le document des mains de notre coursier. Si un document doit être apostillé ou légalisé avant de voyager, cela doit être fait avant l’enlèvement ; le coursier ne peut pas s’en charger en cours de route.
Questions fréquentes à ce sujet
Puis-je faire confiance à mon coursier aérien ?
DocumentJet fait appel à des coursiers aériens expérimentés qui travaillent comme coursiers à bord indépendants pour FLYTRIX et d’autres entreprises de logistique urgente. Nous exigeons des coursiers affectés aux missions DocumentJet une expérience préalable de coursier à bord. Beaucoup de nos coursiers sont personnellement connus de l’équipe de notre 24/7 Operations Center et effectuent régulièrement des missions pour FLYTRIX. Les coursiers sont en outre tenus de respecter nos exigences de confidentialité et nos exigences opérationnelles.
Le coursier aérien va-t-il ouvrir ou lire mes documents ?
Pour des raisons de sûreté aérienne et de conformité, les coursiers DocumentJet doivent pouvoir vérifier ce qu’on leur demande de transporter. Le coursier peut donc ouvrir l’enveloppe ou l’emballage extérieur et inspecter visuellement le contenu avant d’en prendre la garde. Cette inspection a pour but de vérifier que l’envoi ne contient que des documents autorisés. Nos coursiers ont pour consigne de ne pas examiner ni consigner inutilement d’informations sensibles et sont soumis à des obligations de confidentialité.
Le même coursier aérien accompagnera-t-il mon document pendant tout le trajet ?
Dans la plupart des cas, oui. Le coursier aérien enlève normalement lui-même le document, voyage avec lui et effectue la livraison finale. Dans certains lieux, toutefois, la réglementation locale ou des circonstances opérationnelles peuvent nous obliger à faire appel à un chauffeur dédié pour la première ou la dernière partie du trajet. Toute remise entre un coursier aérien, un chauffeur ou un autre prestataire autorisé est consignée dans le cadre de notre procédure de chaîne de traçabilité.
À qui mon document sera-t-il remis ?
Si vous choisissez « Particulier » comme destinataire, nous remettons normalement le document uniquement à la personne indiquée dans votre réservation. Si vous souhaitez autoriser une autre personne à le recevoir, veuillez nous contacter avant la livraison. Si vous choisissez « Entreprise », l’envoi peut être remis à un représentant autorisé de cette organisation, par exemple au personnel de l’accueil, de la sécurité, du bureau ou de l’entrepôt. Si la livraison doit être effectuée auprès d’une personne précise, veuillez nous en informer à l’avance. Pour les livraisons à l’hôtel, veuillez préciser si le personnel de la réception ou le concierge est autorisé à accepter l’envoi. Pour les livraisons à l’aéroport, le document peut être remis au destinataire désigné ou, si nécessaire et approprié, à un représentant de la compagnie aérienne, de l’aéroport, des services d’immigration ou du contrôle aux frontières.
Recevrai-je une preuve de livraison ?
Oui. Nous documentons la remise finale. Selon les circonstances, la preuve de livraison peut comporter le nom du destinataire, une signature, une photo de la remise, l’heure et le lieu de livraison ou toute autre confirmation adaptée au destinataire. Lorsque cela est licite et approprié, une vérification d’identité supplémentaire peut être consignée. Si le document est remis à une autorité ou à un représentant officiel, une autre forme de confirmation peut être enregistrée, par exemple le nom, le service ou le numéro de badge ou de référence du représentant.
