Verträge international zustellen: unterschriebene Originale, Closing-Unterlagen und Angebote mit Abgabefrist
DocumentJet befördert unterschriebene Verträge, Closing-Unterlagen und Angebote in Ausschreibungsverfahren international mit einem eigens eingesetzten Flugkurier – vom Büro der unterzeichnenden Partei zur Gegenpartei, zum Closing Agent oder zur Vergabestelle – und dokumentiert die Übergabe. Der Service ist für Vereinbarungen gedacht, bei denen eine unterschriebene Originalseite nach wie vor physisch vorliegen muss, und für versiegelte Angebote mit fester Eingangsfrist.
An den Unterzeichner, nicht ans Gebäude
Nennen Sie die Person, die das Dokument erhalten muss, und ob der Empfang quittieren darf. Der Kurier meldet sich vorab und übergibt persönlich.
Mehrere Ausfertigungen in einer Buchung
Mehrere Originale an denselben Empfänger reisen zusammen, bis zu 1.000 Seiten und 5 kg. Ein Kurier, ein Übergabeprotokoll.
Zeitfenster in beiden Zeitzonen
Abholung in Ihrer Ortszeit, Zustellung in der Ortszeit des Empfängers, angezeigt vor der Buchung. Bestätigung mit konkreten Flügen innerhalb von etwa 30 Minuten.
Die elektronische Signatur hat die meisten Gründe beseitigt, aus denen ein Vertrag jemals reisen musste. Was bleibt, ist hartnäckig: eine Rechtsordnung oder eine Gegenpartei, die eine handschriftliche Originalunterschrift verlangt; ein Kreditgeber, der die Originale am Tisch haben will; eine öffentliche Ausschreibung, die einen versiegelten Umschlag an einer bestimmten Adresse bis zu einer bestimmten Uhrzeit vorschreibt; eine notarielle Urkunde, die nur auf Papier existiert. In diesen Fällen ist das Dokument die Transaktion, und die Transaktion hat einen Termin.
Ein Kurier, der ausschließlich Ihren Umschlag befördert, ist dafür das richtige Mittel. Auf dieser Seite geht es darum, ihn gut einzusetzen: welche Dokumente Sie schicken, wie Sie ein Closing über Zeitzonen hinweg planen und was Sie der empfangenden Seite mitteilen, damit der Umschlag auf dem richtigen Schreibtisch landet und nicht in der Poststelle.
Was typischerweise befördert wird
Unterschriftenseiten und Ausfertigungen
Unterzeichnete Originale, die bei einem Closing in einer anderen Rechtsordnung ausgetauscht oder treuhänderisch verwahrt werden.
Vollständige Closing-Unterlagen
Gebundene Originale für eine Finanzierung, eine Unternehmensübernahme oder den Vollzug eines Immobiliengeschäfts, zugestellt an den Closing Agent oder die Anwälte des Kreditgebers.
Notarielle Urkunden und apostillierte Gesellschaftsdokumente
Vollmachten, Beschlüsse und Vertretungsnachweise (Certificates of Incumbency), die für eine Unterzeichnung im Ausland im Original benötigt werden.
Angebote in Ausschreibungsverfahren
Versiegelte Umschläge mit festgelegter Eingangsfrist bei einer Behörde oder einer Vergabestelle.
Garantien und Bankdokumente
Original-Bankgarantien, Akkreditive und Patronatserklärungen, die ein Begünstigter nur in Papierform akzeptiert.
Ein Closing über Zeitzonen hinweg planen
01
Vom Closing-Termin aus rechnen
Müssen die Unterlagen am Mittwoch um 15:00 Uhr Frankfurter Zeit vorliegen, ist es in New York 9:00 Uhr. Rechnen Sie von diesem Zeitpunkt zurück, nicht von dem Moment, in dem die Unterschriften trocken sind.
02
Das Zustellfenster in der Ortszeit des Empfängers lesen
Geben Sie beide Adressen ein. Das Zustellfenster wird in der Ortszeit am Zielort angezeigt. Von Europa nach Nordamerika klappt es oft noch am selben Tag, von Nordamerika nach Europa am nächsten Morgen; ein Umstieg kostet zusätzliche Stunden. Endet das Fenster nach dem Closing-Termin, unterschreiben Sie einen Tag früher oder verschieben das Closing.
03
Den Unterzeichner als Empfänger buchen
Nennen Sie den Closing Agent oder den zuständigen Anwalt, der die Unterlagen erhalten muss, mit Durchwahl. Geben Sie an, ob dessen Empfang quittieren darf. Dürfen die Originale nur einer bestimmten Person übergeben werden, vermerken Sie das; der Kurier wartet dann oder ruft an.
04
Bestätigen – und sich dann nicht mehr um den Umschlag kümmern
Innerhalb von etwa 30 Minuten bestätigt unsere Disposition Kurier und Flüge, und Sie erhalten den Reiseplan. Weichen Ankunft oder Preis wesentlich vom Preisangebot ab, können Sie kostenlos stornieren. Danach erhalten Sie Statusmeldungen entlang des Kurierwegs, und um Störungen kümmert sich unser 24/7 Operations Center.
Preis sowie Abhol- und Zustellfenster in Sekunden. Ohne Konto.
Ohne Anmeldung direkt online buchen:
Versiegelte Angebote und Eingangsfristen
Ausschreibungen sind der einzige Fall, in dem der Umschlag verschlossen bleiben muss, der Kurier aber unter Umständen trotzdem prüfen muss, was sich darin befindet. Die Lösung: Legen Sie das Angebot wie von der Vergabestelle vorgeschrieben in den versiegelten Angebotsumschlag und diesen in einen äußeren Umschlag, den der Kurier öffnen kann. Prüft der Kurier, stellt er lediglich fest, dass der Inhalt des äußeren Umschlags aus Papier besteht, und lässt das Siegel unberührt. Vermerken Sie in der Buchung, dass der innere Umschlag ein versiegeltes Angebot enthält.
Vergabestellen erfassen den Eingang minutengenau und weisen verspätete Angebote ohne Diskussion zurück. Nennen Sie uns die Frist und den genauen Schalter oder Raum. Damit vergleichen Sie das Zustellfenster, das vor der Buchung angezeigt wird; ist es knapp, ist die ehrliche Entscheidung, einen Tag früher zu versenden.
Wer zahlt und wie abgerechnet wird
Bei der Buchung wird gefragt, wer die Zustellung beauftragt. Versendet ein Unternehmen eigene Dokumente, wählt es den Absender als Kunden; die buchende Person wird dann gefragt, ob sie den Vertrag im eigenen Namen oder für das Unternehmen schließt, damit die Rechnung richtig adressiert ist. Eine Kanzlei oder ein Vertreter, der für einen Mandanten versendet, trägt sich selbst mit eigener Adresse als Kunde ein. In der EU umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen geben ihre USt-IdNr. an, die gegen das Register geprüft wird; greift die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge), wird die Rechnung ohne Umsatzsteuer ausgestellt. Bezahlt wird per Karte, belastet wird erst bei Bestätigung. Eine Bestellnummer können Sie im Feld für zusätzliche Angaben eintragen.
Was nicht zum Service gehört
Wir bezeugen keine Unterschriften, nehmen keine notariellen Beglaubigungen vor, beschaffen keine Apostillen, verwahren keine Dokumente treuhänderisch und geben sie nicht gegen Bedingungen heraus. Der Kurier übergibt an die Person, die Sie benennen. Soll die Herausgabe davon abhängen, dass zuvor etwas geschieht, benennen Sie als Empfänger eine Person Ihres Vertrauens, die die Dokumente entgegennimmt und verwahrt, und teilen Sie ihr die Bedingungen mit.
Häufige Fragen zu diesem Thema
Kann ich mehrere Reisepässe oder Dokumente in einer DocumentJet-Sendung verschicken?
Ja. Mehrere Reisepässe oder Dokumente können gemeinsam verschickt werden, wenn Abhol- und Zustellort gleich sind und die zulässigen Größen- und Gewichtsgrenzen eingehalten werden. So können zum Beispiel mehrere Reisepässe einer Familie in einer einzigen Buchung transportiert werden. Voraussetzung ist, dass Sie berechtigt sind, den Transport aller enthaltenen Dokumente zu veranlassen.
Gibt es Größen- oder Gewichtsgrenzen?
Ja. DocumentJet-Sendungen sind auf Papier- oder Ausweisdokumente beschränkt: höchstens 1.000 Seiten, insgesamt höchstens 5 kg und Format A4 oder US Letter. Überschreitet Ihre Sendung diese Grenzen, wenden Sie sich bitte für ein individuelles Angebot an FLYTRIX.
An wen wird mein Dokument übergeben?
Wählen Sie als Empfänger „Person“, übergeben wir das Dokument normalerweise nur an die in Ihrer Buchung genannte Person. Soll eine andere Person es entgegennehmen dürfen, kontaktieren Sie uns bitte vor der Zustellung. Wählen Sie „Unternehmen“, kann die Sendung an einen Vertreter der Organisation übergeben werden, beispielsweise an den Empfang, den Wachschutz, Büro- oder Lagerpersonal. Muss die Zustellung an eine bestimmte Person erfolgen, teilen Sie uns das bitte vorab mit. Bei Zustellungen in Hotels geben Sie bitte an, ob Rezeption oder Concierge die Sendung annehmen dürfen. Bei Zustellungen am Flughafen kann das Dokument an den genannten Empfänger übergeben werden oder, wenn nötig und angemessen, an Mitarbeiter der Airline, des Flughafens oder der Einwanderungs- bzw. Grenzbehörden.
Wie soll ich meinen Reisepass oder meine Dokumente verpacken?
Ein normaler Brief- oder Dokumentenumschlag reicht in der Regel aus. Bitte verpacken Sie die Sendung so, dass der Kurier den Inhalt vor der Übernahme bei Bedarf kurz prüfen kann.
