Dokumentenkurier für Kanzleien: lückenlose Obhut statt bloßer Zustellung
DocumentJet stellt Kanzleien und Rechtsabteilungen einen eigenen Kurier für Originaldokumente zur Verfügung, die schnell über eine Grenze müssen und mit lückenlos dokumentierter Übergabekette ankommen sollen. Ein erfahrener Kurier holt die Dokumente ab, nimmt sie auf dem Flug mit und übergibt sie an eine namentlich benannte Person; jeder Besitzwechsel wird protokolliert. Gebucht wird online ohne Kundenkonto, die Rechnung geht an die Kanzlei.
Übergaben, die Sie zur Akte nehmen können
Abholung, jede Übergabe und die Zustellung werden mit Name, Uhrzeit und Ort protokolliert. Übernimmt ein Fahrer eine Teilstrecke, wird auch diese Übergabe dokumentiert.
Vertraulichkeit als Voraussetzung
Kuriere verpflichten sich vor jedem Einsatz auf unsere Vertraulichkeitsanforderungen und sind angewiesen, den Inhalt zu prüfen, ohne ihn zu lesen.
Von der Kanzlei gebucht, für den Mandanten
Das Sekretariat oder eine Kanzleimitarbeiterin bucht, die Rechnung geht an die Kanzlei. In der EU umsatzsteuerlich registrierte Kanzleien geben ihre USt-IdNr. an und erhalten eine entsprechende Rechnung.
Juristische Arbeit hängt noch erstaunlich oft an Originalen. Im Original unterschriebene Signaturseiten für ein Closing in einer anderen Rechtsordnung. Eine apostillierte Vollmacht, ohne die ein ausländischer Notar nicht tätig wird. Gerichtsdokumente, die eine Geschäftsstelle nur auf Papier annimmt. Beweismittel, die vorgelegt und nicht per E-Mail geschickt werden müssen. Liegt eines davon auf der anderen Seite des Ozeans und steht die Frist fest, lautet die Frage nicht, ob es ankommt, sondern ob Sie nachweisen können, durch wessen Hände es gegangen ist.
Genau darin unterscheidet sich ein Kurierdienst von einem persönlichen Kurier. Ein Netzwerk kann Ihnen sagen, dass ein Umschlag um 2:14 Uhr in Leipzig gescannt wurde. Ein persönlicher Kurier kann Ihnen sagen, wer ihn um 2:14 Uhr in der Hand hatte – denn es ist dieselbe Person, die ihn abgeholt hat und ihn übergeben wird.
Die Übergabekette in der Praxis
Was protokolliert wird – und wann.
01
Abholung
Der Kurier kommt im Abholfenster, weist sich aus und fragt nach der in der Buchung genannten Person. Er kann den Umschlag öffnen, um sich zu vergewissern, dass er Papierdokumente enthält; tut er das, ist er angewiesen, nicht weiter hinzusehen. Die Dokumente kommen in die Transporttasche. Protokolliert wird, wer übergeben hat, wann und wo. Sie erhalten die Statusmeldung sofort.
02
Unterwegs
Die Transporttasche steckt im Handgepäck des Kuriers und verlässt nie seine Kontrolle. Bei der Sicherheitskontrolle kann sie geöffnet werden; eine rechtmäßige Kontrolle können weder der Kurier noch wir verhindern. Beim Umsteigen trägt der Kurier sie selbst von Gate zu Gate. Schreiben die örtlichen Vorschriften für einen Flughafentransfer einen eigenen Fahrer vor, werden die Übergaben vom Kurier an den Fahrer und vom Fahrer zurück an den Kurier wie jede andere protokolliert.
03
Zustellung
An die von Ihnen benannte Person oder an einen Vertreter, den Sie in der Buchung autorisiert haben: einen Empfang, einen Mitarbeiter des Notariats, die Kanzlei der Gegenseite. Protokolliert werden Name des Empfängers, Uhrzeit und Ort sowie je nach Situation eine Unterschrift oder ein Foto. Soll ausschließlich eine bestimmte Person die Dokumente erhalten, vermerken Sie das in der Buchung; der Kurier wartet dann oder ruft an, statt sie am Empfang abzugeben.
Was Kanzleien und Rechtsabteilungen typischerweise versenden
Closing-Unterlagen und Signaturseiten
Im Original unterschriebene Ausfertigungen für eine Unterzeichnung in einer anderen Rechtsordnung, noch am selben Tag an den Unterzeichner oder an die Stelle zugestellt, die das Closing abwickelt.
Notariell beglaubigte und apostillierte Urkunden
Vollmachten, Gesellschafterbeschlüsse, eidesstattliche Versicherungen: Dokumente, auf die hin eine ausländische Gegenpartei oder ein Register nur im Original tätig wird.
Unterlagen für Gerichts- und Schiedsverfahren
Schriftsätze, Anlagen und Beweismittel, zugestellt an Anwälte, eine Geschäftsstelle oder das Sekretariat eines Schiedsgerichts. Wir liefern im Büro ab; die Einreichung selbst bleibt bei Ihnen.
Gesellschafts- und Transaktionsunterlagen
Aktienurkunden, Originalprotokolle von Vorstandssitzungen, Bankvollmachten, Angebote in Ausschreibungen, die bis zu einer Frist im verschlossenen Umschlag vorliegen müssen.
Reisepässe von Mandanten
Für einen Visumantrag oder eine Beglaubigung in der Kanzlei verwahrt und jetzt vom Mandanten im Ausland benötigt. Der Mandant autorisiert den Transport, die Kanzlei bucht.
Preis sowie Abhol- und Zustellfenster in Sekunden. Ohne Konto.
Ohne Anmeldung direkt online buchen:
Zeitplanung gegen einen festen Termin
Planen Sie rückwärts ab dem Zeitpunkt, zu dem das Dokument auf dem Schreibtisch liegen muss, nicht ab dem Tag, an dem Sie es versenden können. Auf den meisten großen internationalen Strecken wird ein morgens abgeholtes Dokument in westlicher Richtung (von Europa nach Nordamerika) noch am selben Tag zugestellt, in östlicher Richtung (von Nordamerika nach Europa, von Europa nach Asien) am nächsten Morgen. Bei einer Umsteigeverbindung oder einem kleineren Flughafen kommt ein halber Tag hinzu. Das Angebot zeigt das Zustellfenster in der Ortszeit des Empfängers. Liegt dieses Fenster nach Ihrer Frist, schafft es der Kurier ehrlicherweise nicht – und das sollten Sie vor der Buchung wissen, nicht danach.
Nach der Buchung bestätigt unser 24/7 Operations Center innerhalb von etwa 30 Minuten einen namentlich benannten Kurier und die Flüge. Der Betrag wird bei der Buchung auf Ihrer Karte reserviert und erst mit dieser Bestätigung abgebucht. Sind die einzigen passenden Flüge teurer als im Angebot angenommen oder landen sie mehr als vier Stunden nach dem angezeigten Zeitfenster, entscheiden Sie: zustimmen oder kostenfrei stornieren. Nach der Bestätigung steht der Preis fest. Störungen im Flugbetrieb lösen wir – bezahlen müssen Sie sie nicht.
Buchung im Auftrag eines Mandanten und Rechnungsstellung
Im Buchungsformular geben Sie an, wer die Zustellung veranlasst: der Absender, der Empfänger oder jemand anderes. Eine Kanzlei, die für einen Mandanten versendet, wählt die dritte Option und trägt sich selbst als Kunden ein, mit Kanzleianschrift und – bei in der EU umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen – ihrer USt-IdNr. Die Nummer wird mit dem EU-Register abgeglichen. Ist sie gültig, wird die Rechnung, soweit die Regeln dafür greifen, im Reverse-Charge-Verfahren ohne Umsatzsteuer ausgestellt. Ist die Kanzlei selbst Absender, wird die buchende Person gefragt, ob sie im eigenen Namen oder für die Kanzlei bucht, damit die Rechnung korrekt ausgestellt wird.
Bezahlt wird per Karte; Zahlungsbeleg und Rechnung kommen per E-Mail, sobald die Sendung bestätigt ist. Verkäufer ist FLYTRIX Americas LLC. Braucht Ihre Buchhaltung eine Bestellnummer auf der Rechnung, tragen Sie sie im Feld für zusätzliche Informationen ein; das Operations Center ergänzt sie.
Wo unsere Leistung endet
Wir transportieren und übergeben. Wir reichen nichts bei Gericht ein, nehmen keine förmlichen Zustellungen vor, bezeugen keine Unterschriften und beraten nicht dazu, ob ein Dokument am Zielort anerkannt wird. Verlangt ein Register die Einreichung durch eine zugelassene Person, sorgen Sie dafür, dass diese Person die Dokumente von unserem Kurier entgegennimmt. Braucht ein Dokument vor dem Transport eine Apostille oder Legalisation, muss das vor der Abholung erledigt sein; unterwegs kann der Kurier sie nicht beschaffen.
Häufige Fragen zu diesem Thema
Kann ich meinem Flugkurier vertrauen?
DocumentJet setzt ausschließlich erfahrene Flugkuriere ein, die als selbstständige On-Board-Kuriere für FLYTRIX und andere Unternehmen der zeitkritischen Logistik tätig sind. Für DocumentJet-Aufträge setzen wir Vorerfahrung als On-Board-Kurier voraus. Alle Kuriere müssen unsere Vertraulichkeits- und Betriebsvorgaben einhalten.
Öffnet oder liest der Flugkurier meine Dokumente?
Vor der Übernahme muss der Kurier prüfen können, was er transportiert. Dafür darf er Umschläge oder Verpackungen öffnen und den Inhalt kurz kontrollieren. Die Dokumente werden dabei nicht unnötigerweise gelesen oder kopiert. Unsere Kuriere sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Begleitet derselbe Flugkurier mein Dokument auf der gesamten Strecke?
Meist ja. In der Regel holt der Flugkurier das Dokument persönlich ab, reist damit und übernimmt auch die Zustellung. An manchen Orten können örtliche Vorschriften oder betriebliche Umstände es jedoch erfordern, dass wir für Vor- oder Nachlauf einen separaten Fahrer beauftragen. Jede Übergabe zwischen Flugkurier und Fahrern wird im Rahmen unserer lückenlosen Übergabedokumentation (Chain of Custody) festgehalten.
An wen wird mein Dokument übergeben?
Wählen Sie als Empfänger „Person“, übergeben wir das Dokument normalerweise nur an die in Ihrer Buchung genannte Person. Soll eine andere Person es entgegennehmen dürfen, kontaktieren Sie uns bitte vor der Zustellung. Wählen Sie „Unternehmen“, kann die Sendung an einen Vertreter der Organisation übergeben werden, beispielsweise an den Empfang, den Wachschutz, Büro- oder Lagerpersonal. Muss die Zustellung an eine bestimmte Person erfolgen, teilen Sie uns das bitte vorab mit. Bei Zustellungen in Hotels geben Sie bitte an, ob Rezeption oder Concierge die Sendung annehmen dürfen. Bei Zustellungen am Flughafen kann das Dokument an den genannten Empfänger übergeben werden oder, wenn nötig und angemessen, an Mitarbeiter der Airline, des Flughafens oder der Einwanderungs- bzw. Grenzbehörden.
Erhalte ich einen Zustellnachweis?
Ja. Jede Übergabe wird dokumentiert. Je nach Zustellung halten wir zum Beispiel den Namen des Empfängers, eine Unterschrift, ein Foto sowie Ort und Zeitpunkt fest. Bei Übergaben an Behörden oder andere offizielle Stellen dokumentieren wir die dort verfügbaren Angaben, etwa Name, Dienststelle oder Referenznummer.
