Envío urgente de contratos: originales firmados, cierres de operaciones y plazos de licitación
DocumentJet transporta contratos firmados, documentación de cierre y ofertas de licitación a otros países con un mensajero aéreo dedicado, desde la oficina de la parte firmante hasta la contraparte, el agente de cierre o la mesa de licitación, y deja constancia de la entrega. Está pensado para los acuerdos en los que una página de firma original todavía tiene que estar físicamente presente y para las ofertas en sobre cerrado con una hora de recepción fija.
Al firmante, no al edificio
Indique quién debe recibirlo y si la recepción puede firmar. El mensajero llama antes de llegar y lo entrega en persona.
Varios ejemplares en una sola reserva
Varios originales para el mismo destinatario viajan juntos, hasta 1000 páginas y 5 kg. Un solo mensajero, un solo registro de entrega.
Franjas en ambos husos horarios
Recogida en su hora local, entrega en la del destinatario, visibles antes de reservar. Confirmadas con vuelos reales en unos 30 minutos.
La firma electrónica ha eliminado la mayoría de los motivos por los que un contrato tenía que viajar. Lo que queda es persistente: una jurisdicción o una contraparte que exige firma manuscrita, un prestamista que quiere los originales en la sala, una licitación pública que exige un sobre cerrado en una dirección concreta antes de una hora determinada, una escritura notarial que solo existe en papel. En estos casos, el documento es la operación, y la operación tiene una hora.
Un mensajero que lleva solo su sobre es la herramienta para eso, y esta página trata de cómo usarla bien: qué documentos enviar, cómo coordinar un cierre entre husos horarios y qué decir a la parte receptora para que el sobre llegue a la mesa adecuada y no a la sala de correo.
Lo que suele enviarse
Páginas de firma y ejemplares
Originales firmados que se intercambian o quedan en depósito (escrow) en un cierre en otra jurisdicción.
Documentación de cierre completa
Originales encuadernados de una financiación, una adquisición o una compraventa inmobiliaria, entregados al agente de cierre o a los abogados del prestamista.
Escrituras notariales y documentos societarios apostillados
Poderes, acuerdos societarios y certificados de vigencia de cargos que se necesitan en original para una firma en el extranjero.
Ofertas de licitación
Sobres cerrados con un plazo de recepción fijado en una administración pública o un departamento de compras.
Garantías e instrumentos bancarios
Garantías bancarias originales, cartas de crédito y cartas de patrocinio (comfort letters) que un beneficiario solo acepta en papel.
Cómo coordinar un cierre entre husos horarios
01
Parta de la hora del cierre
Si los documentos tienen que estar en la sala el miércoles a las 15:00 h, hora de Fráncfort, eso son las 09:00 h en Nueva York. Calcule hacia atrás desde ahí, no desde el momento en que se seca la tinta de las firmas.
02
Lea la cotización en la hora del destinatario
Introduzca ambas direcciones. La franja de entrega se muestra en la hora local del destino. De Europa a Norteamérica suele ser el mismo día; de Norteamérica a Europa, a la mañana siguiente; una conexión añade horas. Si la franja termina después del cierre, firme un día antes o aplace el cierre.
03
Reserve con el firmante como destinatario
Indique el agente de cierre o el abogado que debe recibirlo, con un número directo. Diga si su recepción puede firmar. Si los originales solo pueden entregarse a una persona concreta, indíquelo; el mensajero esperará o llamará.
04
Confirme y olvídese del sobre
En unos 30 minutos, el equipo de operaciones confirma el mensajero y los vuelos y usted recibe el itinerario. Si la llegada o el precio difieren sustancialmente de la cotización, puede cancelar sin coste. A partir de ahí, las actualizaciones de estado siguen al mensajero y nuestro 24/7 Operations Center gestiona cualquier incidencia.
Precio y franjas de recogida y entrega en segundos. Sin crear una cuenta.
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Ofertas en sobre cerrado y plazos de recepción
Las licitaciones son el único caso en que el sobre debe permanecer cerrado, aunque el mensajero quizá necesite comprobar su contenido. La forma de conciliar ambas cosas: introduzca la oferta en su sobre de licitación cerrado tal como exige la administración y meta ese sobre dentro de otro sobre exterior que el mensajero pueda abrir. Si el mensajero lo comprueba, confirma que el contenido del sobre exterior es papel y no toca el precinto. Indique en la reserva que el sobre interior es una oferta cerrada.
Las mesas de licitación anotan la hora de recepción al minuto y rechazan las entregas tardías sin discusión. Indíquenos el plazo y la mesa o sala exacta. La franja de entrega que se muestra antes de reservar es lo que debe comparar con ese plazo; si la franja es ajustada, lo honesto es enviarlo un día antes.
Quién paga y cómo se factura
La reserva pregunta quién organiza la entrega. Una empresa que envía sus propios documentos elige al remitente como cliente; a continuación se pregunta a la persona que reserva si contrata en nombre propio o en nombre de la empresa, para que la factura se emita a nombre de quien corresponde. Un despacho de abogados o un agente que envía en nombre de un cliente se indica a sí mismo como cliente, con su propia dirección. Las empresas registradas a efectos del IVA en la UE indican su número de IVA, que se comprueba en el registro; cuando se aplica la inversión del sujeto pasivo, la factura se emite sin IVA. El pago se realiza con tarjeta y solo se cobra al confirmar. Puede indicar una referencia de pedido en el campo de información adicional.
Lo que no forma parte del servicio
No actuamos como testigos de firmas, no legalizamos ante notario, no tramitamos apostillas, no custodiamos documentos en depósito ni los entregamos sujetos a condiciones. El mensajero entrega a la persona que usted indique. Si la entrega debe depender de que antes ocurra algo, indique como destinatario a una persona de su confianza que reciba y conserve los documentos, y comuníquele a ella las condiciones.
Preguntas frecuentes sobre este tema
¿Puedo enviar varios pasaportes o documentos en un mismo envío de DocumentJet?
Sí, siempre que todos los artículos sean documentos permitidos, tengan los mismos lugares de recogida y entrega y no superen los límites de tamaño y peso de DocumentJet. Por ejemplo, varios pasaportes de miembros de una misma familia pueden transportarse, por lo general, juntos en una sola reserva. Usted debe estar legalmente autorizado para organizar el transporte de cada pasaporte o documento incluido en el envío.
¿Hay límites de tamaño o de peso?
Sí. Los envíos de DocumentJet se limitan a documentos ordinarios en papel, con un máximo de 1000 páginas, 5 kilogramos de peso total y formato A4 o US Letter. Si su envío supera estos límites, póngase en contacto con FLYTRIX para solicitar un presupuesto personalizado.
¿A quién se entregará mi documento?
Si selecciona «Particular» como destinatario, normalmente solo entregaremos el documento a la persona indicada en su reserva. Si desea autorizar a otra persona para recibirlo, póngase en contacto con nosotros antes de la entrega. Si selecciona «Empresa», el envío puede entregarse a un representante autorizado de esa organización, como el personal de recepción, de seguridad, de oficina o de almacén. Si la entrega debe hacerse a una persona concreta, indíquenoslo con antelación. En las entregas en hoteles, especifique si el personal de recepción o de conserjería puede aceptar el envío. En las entregas en aeropuertos, el documento puede entregarse al destinatario indicado o, cuando sea necesario y apropiado, a un representante de la aerolínea, del aeropuerto, de inmigración o de control fronterizo.
¿Cómo debo embalar mi pasaporte o mis documentos?
Normalmente basta con un sobre estándar o un sobre para documentos. No selle ni embale el envío de forma definitiva si eso impide que el mensajero verifique el contenido antes de aceptar su custodia. Es posible que el mensajero tenga que inspeccionar el contenido por motivos de seguridad y cumplimiento normativo antes de que comience el envío. Tras la inspección, los documentos pueden colocarse de forma segura en el sobre de transporte o la funda de documentos que se utilice durante el trayecto.
