Consegna urgente di contratti: originali firmati, closing e scadenze di gara
DocumentJet trasporta contratti firmati, documenti di closing e offerte di gara a livello internazionale con un corriere aereo dedicato, dall'ufficio della parte firmataria alla controparte, a chi gestisce il closing o all'ufficio gare, e registra la consegna. È pensato per gli accordi in cui la pagina firmata in originale deve ancora essere fisicamente presente e per le offerte in busta chiusa con un orario di ricezione fisso.
Al firmatario, non all'edificio
Indichi la persona che deve ricevere i documenti e se la reception può firmare. Il corriere telefona prima e consegna di persona.
Più esemplari in una sola prenotazione
Più originali per lo stesso destinatario viaggiano insieme, fino a 1.000 pagine e 5 kg. Un solo corriere, un solo registro di consegna.
Fasce orarie in entrambi i fusi
Ritiro nel suo orario locale, consegna in quello del destinatario, indicati prima della prenotazione. Confermati con voli reali in circa 30 minuti.
La firma elettronica ha eliminato quasi tutti i motivi per cui un contratto doveva viaggiare. Quelli che restano sono duri a morire: un ordinamento o una controparte che richiede la firma autografa, un finanziatore che vuole gli originali sul tavolo, una gara pubblica che prescrive una busta chiusa a un indirizzo preciso entro un orario stabilito, un atto notarile che esiste solo su carta. In questi casi il documento è l'operazione, e l'operazione ha un orario.
Per questo serve un corriere che porti soltanto la sua busta, e questa pagina spiega come usarlo bene: quali documenti inviare, come pianificare un closing tra fusi orari diversi e cosa dire a chi riceve, perché la busta arrivi alla scrivania giusta e non all'ufficio posta.
Cosa viaggia di solito
Pagine firma ed esemplari originali
Originali sottoscritti da scambiare o da tenere in deposito fiduciario (escrow) a un closing in un altro ordinamento.
Set completi di closing
Originali rilegati per un finanziamento, un'acquisizione o una compravendita immobiliare, consegnati a chi gestisce il closing o ai legali del finanziatore.
Atti notarili e documenti societari con apostille
Procure, delibere e certificati sui poteri di firma richiesti in originale per una stipula all'estero.
Offerte e documentazione di gara
Buste chiuse con un termine di ricezione stabilito presso un ente pubblico o un ufficio acquisti.
Garanzie e strumenti bancari
Garanzie bancarie, lettere di credito e lettere di patronage in originale che il beneficiario accetta solo su carta.
Pianificare un closing tra fusi orari diversi
01
Parta dall'orario del closing
Se i documenti devono essere sul tavolo mercoledì alle 15:00 ora di Francoforte, a New York sono le 9:00. Calcoli a ritroso da lì, non dal momento in cui l'inchiostro delle firme si è asciugato.
02
Legga il preventivo nell'orario del destinatario
Inserisca entrambi gli indirizzi. La fascia di consegna è indicata nell'ora locale di destinazione. Dall'Europa al Nord America spesso si consegna in giornata; dal Nord America all'Europa la mattina dopo; uno scalo aggiunge ore. Se la fascia si chiude dopo l'orario del closing, firmi un giorno prima o sposti il closing.
03
Prenoti indicando il firmatario come destinatario
Indichi chi gestisce il closing o il legale che deve ricevere i documenti, con un numero diretto. Specifichi se la reception può firmare. Se gli originali vanno consegnati solo a una persona precisa, lo scriva: il corriere aspetterà o telefonerà.
04
Dopo la conferma, la busta non è più un suo pensiero
Entro circa 30 minuti il team operativo conferma corriere e voli e lei riceve l'itinerario. Se l'arrivo o il prezzo differiscono in modo sostanziale dal preventivo, può annullare gratuitamente. Da quel momento gli aggiornamenti di stato seguono il corriere e gli eventuali imprevisti li gestisce il nostro 24/7 Operations Center.
Prezzo e fasce orarie di ritiro e consegna in pochi secondi. Senza registrazione.
Prezzo e orario di consegna immediati. Prenoti online.
Offerte in busta chiusa e termini di ricezione
Le gare sono l'unico caso in cui la busta deve restare chiusa, mentre il corriere potrebbe comunque dover verificare cosa contiene. La soluzione: inserisca l'offerta nella busta sigillata richiesta dall'ente, poi metta quella busta dentro una busta esterna che il corriere può aprire. Se il corriere controlla, verifica che il contenuto della busta esterna sia documentazione cartacea e non tocca il sigillo. Nella prenotazione ci indichi che la busta interna è un'offerta sigillata.
Gli uffici gare registrano l'orario di ricezione al minuto e respingono senza discussione chi arriva in ritardo. Ci comunichi la scadenza e l'ufficio o la sala esatti. Il termine va confrontato con la fascia di consegna indicata prima della prenotazione; se il margine è stretto, la scelta onesta è spedire un giorno prima.
Chi paga e come viene fatturato
La prenotazione chiede chi organizza la consegna. Un'azienda che invia i propri documenti indica il mittente come cliente; a chi prenota viene poi chiesto se agisce a titolo personale o per conto dell'azienda, così la fattura viene intestata correttamente. Uno studio legale o un intermediario che spedisce per un cliente indica se stesso come cliente, con il proprio indirizzo. Le imprese con partita IVA UE inseriscono il numero di partita IVA, che viene verificato nel registro; quando si applica l'inversione contabile (reverse charge), la fattura viene emessa senza IVA. Si paga con carta e l'addebito avviene solo alla conferma. Un riferimento d'ordine d'acquisto può essere inserito nel campo delle informazioni aggiuntive.
Cosa non rientra nel servizio
Non facciamo da testimoni alle firme, non autentichiamo firme né otteniamo apostille, non teniamo documenti in deposito fiduciario e non li consegniamo subordinatamente a condizioni. Il corriere consegna alla persona che lei indica. Se la consegna deve dipendere da un evento precedente, indichi una persona di sua fiducia che riceva e custodisca i documenti, e le comunichi le condizioni.
Domande frequenti su questo tema
Posso inviare più passaporti o documenti in un'unica spedizione DocumentJet?
Sì, a condizione che tutti gli articoli siano documenti consentiti, abbiano gli stessi luoghi di ritiro e di consegna e rientrino nei limiti di dimensioni e di peso di DocumentJet. Ad esempio, più passaporti appartenenti a membri della stessa famiglia possono in genere essere trasportati insieme con un'unica prenotazione. Deve disporre della legittima autorizzazione a organizzare il trasporto di ogni passaporto o documento incluso nella spedizione.
Ci sono limiti di dimensioni o di peso?
Sì. Le spedizioni DocumentJet sono limitate a normali documenti cartacei, con un massimo di 1.000 pagine, 5 chilogrammi di peso complessivo e formato A4 o US Letter. Se la sua spedizione supera questi limiti, contatti FLYTRIX per un preventivo personalizzato.
A chi verrà consegnato il mio documento?
Se seleziona «Privato» come destinatario, di norma consegneremo il documento solo alla persona indicata nella prenotazione. Se desidera autorizzare un'altra persona a riceverlo, ci contatti prima della consegna. Se seleziona «Azienda», la spedizione può essere consegnata a un rappresentante autorizzato di tale organizzazione, ad esempio al personale della reception, della sicurezza, dell'ufficio o del magazzino. Se la consegna deve essere effettuata a una persona specifica, ce lo comunichi in anticipo. Per le consegne in hotel, specifichi se il personale della reception o il concierge sono autorizzati ad accettare la spedizione. Per le consegne in aeroporto, il documento può essere consegnato al destinatario indicato oppure, ove necessario e opportuno, a un rappresentante della compagnia aerea, dell'aeroporto, dell'immigrazione o del controllo delle frontiere.
Come devo imballare il mio passaporto o i miei documenti?
Di norma è sufficiente una busta standard o una busta portadocumenti. Non sigilli né imballi la spedizione in modo definitivo se ciò impedisce al corriere di verificarne il contenuto prima di prenderla in custodia. Il corriere potrebbe dover ispezionare il contenuto per motivi di sicurezza e di conformità normativa prima dell'inizio della spedizione. Dopo l'ispezione, i documenti possono essere riposti in modo sicuro nella busta di trasporto o nella custodia portadocumenti utilizzata per il viaggio.
