Come spedire documenti originali all'estero senza perdere il sonno
Certificati di nascita, diplomi, procure autenticate da notaio, sentenze, documenti di adozione, il testamento di un genitore scomparso. I documenti originali vengono spediti all'estero per i motivi più banali e per quelli più gravi di conseguenze, e l'ansia è sempre la stessa: questo è l'unico esemplare. Questa guida è la lista di controllo che un assistente esperto ripercorre prima che un foglio insostituibile finisca in una busta, seguita da un confronto onesto tra i modi per spedirlo.
Prima che l'originale esca dalle sue mani
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Faccia delle copie, possibilmente autenticate
Scansioni ogni pagina a colori, con una risoluzione leggibile, e conservi il file in un luogo accessibile anche dall'estero. Se il documento può essere rilasciato di nuovo, si informi subito su tempi e costi: è da questo che si sta tutelando. Per i documenti che non possono essere rilasciati di nuovo, una copia autenticata da notaio o certificata fatta oggi è spesso accettata per molti scopi ed è l'unico ripiego che avrà.
02
Completi prima la legalizzazione
Se il paese di destinazione richiede un'apostille o la legalizzazione consolare, va apposta prima che il documento parta. Nessun corriere, espresso o dedicato, può ottenerla durante il viaggio, e un documento che arriva senza è arrivato inutilmente. Verifichi con la parte ricevente esattamente cosa serve; i requisiti variano a seconda del tipo di documento e della coppia di paesi.
03
Si accerti di chi lo riceverà, con nome e cognome
Una persona, non un ente. Un registro, uno studio notarile o un'università hanno un ufficio posta interno, e negli uffici posta gli originali finiscono ad aspettare. Si faccia dare il nome di un referente, un numero di telefono diretto e gli orari in cui è effettivamente presente.
04
Verifichi che sia carta e soltanto carta
I documenti non hanno valore doganale e attraversano le frontiere senza dichiarazioni. Appena nella busta c'è qualcos'altro, una chiavetta USB, un campione, un regalo, la spedizione diventa merce, con dogana, dazi e ritardi. Li tenga separati.
Due parole sull'assicurazione
I vettori le venderanno una copertura per un valore dichiarato, e per un documento sostituibile va benissimo: rimborsa il costo del nuovo rilascio. Per un originale insostituibile non ha quasi senso, perché nessuna somma fa ricomparire quel foglio. L'assicurazione concreta per un originale è la copia autenticata fatta al primo passaggio, insieme a un mezzo di trasporto che non faccia passare il documento da una macchina di smistamento. Spenda per il metodo, non per la polizza.
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Un imballaggio che regge ai controlli
Usi una busta rigida per documenti oppure una cartellina dentro una busta imbottita, così i fogli non si piegano. Non la chiuda in un modo che obblighi a distruggerla per aprirla, e non la avvolga nella pellicola né la trasformi in un blocco con il nastro adesivo. Ogni mezzo di trasporto internazionale si riserva il diritto di aprire e ispezionare, e un corriere dedicato potrebbe dover guardare all'interno prima di accettare qualsiasi cosa debba passare dai controlli di sicurezza dell'aeroporto. Se il contenuto è riservato, lo metta in una cartellina interna che sia chiaramente solo carta, così la busta esterna può essere controllata senza che i fogli vengano letti.
Metta in cima un foglio di accompagnamento con nome e numero di telefono del destinatario e i suoi, anche se il vettore li ha già. Una busta che si separa dalla propria etichetta può comunque essere consegnata se l'etichetta è anche all'interno.
Scegliere il metodo
Corriere espresso internazionale
Quando è utile: Ha a disposizione due o più giorni lavorativi e il documento potrebbe, con qualche costo, essere sostituito.
Da uno a tre giorni lavorativi tra le grandi città, tracciamento ai punti di scansione, da qualche decina a qualche centinaio di dollari. La busta viene smistata a macchina, consolidata, trasportata in aereo come merce e consegnata lungo un giro insieme a molte altre. Affidabile per la grande maggioranza delle spedizioni; il piccolo rischio residuo è proprio quello che un originale insostituibile non può permettersi. Scelga l'opzione con firma alla consegna e indichi un destinatario per nome.
Un corriere aereo dedicato
Quando è utile: La scadenza è oggi o domani, oppure l'originale non può essere sostituito a nessun prezzo, oppure deve sapere chi lo ha avuto in mano in ogni momento.
Una persona ritira la busta direttamente dalle sue mani, la tiene nel bagaglio a mano, vola con essa e la consegna al destinatario da lei indicato, registrando ogni passaggio di mano. In giornata verso ovest attraverso l'Atlantico, la mattina seguente verso est, sulla maggior parte delle tratte principali. Tra 2.000 e 5.000 USD, perché sta pagando il viaggio di una persona. DocumentJet fornisce il preventivo online in pochi secondi e conferma corriere e voli entro circa 30 minuti dalla prenotazione; il pagamento viene addebitato solo alla conferma.
Un conoscente in viaggio
Quando è utile: Una persona di fiducia vola proprio nella città giusta il giorno giusto.
Gratis e spesso ottimo. Si assicuri che sappia che il documento potrebbe essere controllato ai varchi di sicurezza, che non deve metterlo nel bagaglio da stiva e che deve consegnarlo al destinatario indicato e avvisarla quando lo ha fatto. Il punto debole è che i voli cambiano e le persone non sono in servizio.
Documenti che viaggiano bene in questo modo, e alcuni che richiedono qualche riflessione in più
Certificati di nascita, matrimonio e morte, diplomi e certificati degli esami, atti autenticati da notaio e con apostille, atti giudiziari, contratti firmati, documentazione societaria e passaporti viaggiano senza formalità particolari: sono carta, non hanno valore commerciale e le uniche questioni sono velocità e custodia.
I passaporti meritano un passaggio in più. Le regole su chi può trasportare il passaporto di un'altra persona variano da paese a paese, e un corriere che attraversa le frontiere con un passaporto deve verificare la tratta e può chiedere al titolare un'autorizzazione scritta. I documenti classificati, soggetti a controlli sulle esportazioni o costituenti prove in un procedimento penale esulano da ciò che un corriere commerciale dovrebbe trasportare e richiedono un discorso completamente diverso.
Dopo l'arrivo
Chieda al destinatario di confermarle direttamente la ricezione, non solo di firmare per il vettore. Con un corriere dedicato riceve una prova di consegna con nome del destinatario, ora, luogo e una firma o una foto; con il corriere espresso riceve una scansione di tracciamento. In ogni caso, quella conferma e la sua copia autenticata sono ciò che conserva.
Domande frequenti su questo tema
Potete trasportare certificati originali, documenti autenticati dal notaio o altri documenti insostituibili?
Sì. DocumentJet può trasportare documenti originali come certificati di nascita, certificati di matrimonio, diplomi, documenti autenticati dal notaio, documenti legali e simili. Sono esempi tipici di documenti per i quali un corriere dedicato può essere utile, perché il documento fisico originale deve raggiungere urgentemente un altro luogo.
Come devo imballare il mio passaporto o i miei documenti?
Di norma è sufficiente una busta standard o una busta portadocumenti. Non sigilli né imballi la spedizione in modo definitivo se ciò impedisce al corriere di verificarne il contenuto prima di prenderla in custodia. Il corriere potrebbe dover ispezionare il contenuto per motivi di sicurezza e di conformità normativa prima dell'inizio della spedizione. Dopo l'ispezione, i documenti possono essere riposti in modo sicuro nella busta di trasporto o nella custodia portadocumenti utilizzata per il viaggio.
La sicurezza aeroportuale, la dogana o le autorità di frontiera possono ispezionare i miei documenti?
Sì. I documenti trasportati da un corriere aereo restano soggetti a tutte le procedure applicabili di sicurezza aerea, dogana, immigrazione e controllo delle frontiere. Il bagaglio a mano del corriere può essere sottoposto a controllo ai raggi X, perquisito o ispezionato manualmente dalla sicurezza aeroportuale o dalle autorità pubbliche. DocumentJet non può impedire a un'autorità competente di ispezionare una spedizione, ove consentito dalla legge.
Perché non posso spedire contanti, gioielli o altri oggetti di valore?
DocumentJet non accetta contanti, gioielli, merci o altri oggetti di valore. Questi articoli possono comportare valore in dogana, dichiarazioni di importazione ed esportazione, restrizioni di sicurezza, requisiti assicurativi e altri obblighi di conformità in materia di commercio estero. La procedura di prenotazione online di DocumentJet è pensata specificamente per documenti privi di un normale valore commerciale come merce. Se le serve un corriere urgente per merci o altri articoli, contatti direttamente FLYTRIX.
