Corriere documenti per studi legali: custodia documentata, non solo consegna
DocumentJet mette a disposizione di studi legali e uffici legali aziendali un corriere aereo dedicato per documenti originali che devono arrivare rapidamente in un altro paese con una catena di custodia ininterrotta e documentata. Un unico corriere esperto ritira i documenti, viaggia in volo con loro e li consegna a una persona indicata per nome; ogni passaggio di mano viene registrato. Si prenota online, senza creare un account, e la fattura è intestata allo studio.
Una custodia che può archiviare nel fascicolo
Il ritiro, ogni passaggio di mano e la consegna vengono registrati con nome, ora e luogo. Se un autista copre una tratta, anche quel passaggio viene documentato.
La riservatezza come condizione
Prima di qualsiasi incarico i corrieri accettano i nostri requisiti di riservatezza e hanno istruzione di verificare il contenuto senza leggerlo.
Prenota lo studio, per conto del cliente
La prenotazione la fa il personale dello studio, un'assistente o un praticante; la fattura è intestata allo studio. Gli studi registrati ai fini IVA nell'UE indicano il proprio numero di partita IVA e la fattura viene emessa di conseguenza.
Il lavoro legale si basa ancora su un numero sorprendente di originali: pagine con firma autografa per un closing in un'altra giurisdizione, una procura munita di apostille senza la quale un notaio straniero non procede, atti giudiziari che una cancelleria accetta solo in formato cartaceo, prove che vanno prodotte in originale e non inviate per email. Quando uno di questi documenti si trova dall'altra parte dell'oceano e la scadenza non si sposta, la domanda non è soltanto se arriverà, ma se lei è in grado di rendere conto di ogni mano per cui è passato.
È questa la differenza tra un corriere qualsiasi e un corriere dedicato. Una rete di spedizioni può dirle che la busta è stata scansionata a Lipsia alle 02:14. Un corriere dedicato può dirle chi la teneva in mano alle 02:14, perché è la stessa persona che l'ha ritirata e che la consegnerà.
La catena di custodia, in pratica
Che cosa viene registrato, e quando.
01
Ritiro
Il corriere arriva nella fascia oraria di ritiro, si identifica e chiede della persona indicata nella prenotazione. Può aprire la busta per verificare che contenga documenti cartacei; se lo fa, ha istruzione di non guardare oltre. I documenti vengono riposti nella sacca di trasporto. Viene registrato chi li ha consegnati, quando e dove. Lei riceve subito l'aggiornamento di stato.
02
In viaggio
La sacca viaggia nel bagaglio a mano del corriere e non esce mai dal suo controllo. Ai controlli di sicurezza può essere aperta; né il corriere né noi possiamo impedire un'ispezione legittima. In caso di scalo, il corriere la porta con sé da un gate all'altro. Dove le norme locali richiedono un autista dedicato per il trasferimento da o per l'aeroporto, i passaggi di mano dal corriere all'autista e dall'autista al corriere vengono registrati come tutti gli altri.
03
Consegna
Alla persona che lei ha indicato o a un rappresentante che ha autorizzato nella prenotazione: una reception, un collaboratore dello studio notarile, lo studio della controparte. Vengono registrati nome del destinatario, ora, luogo e una firma o una fotografia, a seconda dei casi. Se la consegna deve avvenire a una persona precisa e a nessun altro, lo indichi nella prenotazione: il corriere aspetterà o telefonerà invece di lasciare la busta in reception.
Che cosa spediscono di solito gli uffici legali
Documentazione di closing e pagine di firma
Esemplari con firma autografa per una stipula in un'altra giurisdizione, consegnati al firmatario o al soggetto incaricato del closing il giorno stesso.
Atti autenticati da notaio e muniti di apostille
Procure, delibere societarie, dichiarazioni giurate: documenti su cui una controparte o un registro straniero procede solo se riceve l'originale.
Atti giudiziari e arbitrali
Atti, allegati e prove consegnati all'avvocato, a una cancelleria o alla segreteria di un collegio arbitrale. Noi consegniamo all'ufficio; il deposito resta di sua competenza.
Documentazione societaria e di operazioni
Certificati azionari, verbali originali del consiglio di amministrazione, mandati bancari, offerte di gara da presentare in busta chiusa entro un termine.
Passaporti dei clienti
Trattenuti per una domanda di visto o un'autenticazione notarile e ora necessari al cliente all'estero. Il cliente autorizza il trasporto; lo studio prenota.
Prezzo e fasce orarie di ritiro e consegna in pochi secondi. Senza registrazione.
Prezzo e orario di consegna immediati. Prenoti online.
I tempi rispetto a una data fissa
Pianifichi a ritroso dal momento in cui il documento deve trovarsi sulla scrivania del destinatario, non dal giorno in cui può spedirlo. Sulla maggior parte delle grandi rotte internazionali, un documento ritirato al mattino viene consegnato lo stesso giorno verso ovest (dall'Europa al Nord America) o la mattina seguente verso est (dal Nord America all'Europa, dall'Europa all'Asia). Calcoli mezza giornata in più per uno scalo o un aeroporto minore. Il preventivo mostra la fascia di consegna nell'ora locale del destinatario. Se quella fascia cade dopo la sua scadenza, la risposta onesta è che il corriere non arriva in tempo, ed è meglio saperlo prima di prenotare che dopo.
Dopo la prenotazione, il nostro 24/7 Operations Center conferma entro circa 30 minuti il nome del corriere e i voli. Al momento della prenotazione l'importo viene bloccato sulla sua carta e addebitato solo con quella conferma. Se gli unici voli praticabili costano più di quanto previsto nel preventivo, o atterrano più di quattro ore dopo la fascia che lei ha visto, può accettare oppure annullare senza costi. Dopo la conferma il prezzo è fisso: eventuali disservizi della compagnia aerea sono un problema che risolviamo noi, non un costo a suo carico.
Prenotare per conto di un cliente e fatturazione
Il modulo di prenotazione chiede chi organizza la consegna: il mittente, il destinatario o un'altra persona. Uno studio che spedisce per conto di un cliente sceglie la terza opzione e indica lo studio come cliente, con il suo indirizzo e, se registrato ai fini IVA nell'UE, il numero di partita IVA. Il numero viene verificato nel registro dell'UE; se risulta valido, la fattura viene emessa senza IVA in regime di inversione contabile (reverse charge), ove applicabile. Se il mittente è lo studio stesso, alla persona che prenota viene chiesto se contratta a proprio nome o per conto dello studio, così che la fattura risulti corretta.
Il pagamento avviene con carta; ricevuta e fattura arrivano via email una volta confermata la spedizione. Il venditore è FLYTRIX Americas LLC. Se la sua amministrazione ha bisogno di un riferimento d'ordine in fattura, lo inserisca nel campo delle informazioni aggiuntive e il team operativo lo aggiungerà.
Dove finisce il nostro servizio
Trasportiamo e consegniamo. Non depositiamo atti in tribunale, non eseguiamo notificazioni, non facciamo da testimoni alle firme e non diamo pareri sull'accettazione di un documento a destinazione. Se una cancelleria richiede che il deposito sia effettuato da un professionista abilitato, faccia in modo che sia quella persona a ricevere il documento dal nostro corriere. Se un documento richiede l'apostille o la legalizzazione prima di viaggiare, va ottenuta prima del ritiro; il corriere non può procurarla durante il viaggio.
Domande frequenti su questo tema
Posso fidarmi del mio corriere aereo?
DocumentJet si avvale di corrieri aerei esperti che lavorano come corrieri a bordo indipendenti per FLYTRIX e altre aziende di logistica urgente. Ai corrieri impiegati per gli incarichi DocumentJet richiediamo una precedente esperienza come corriere a bordo. Molti dei nostri corrieri sono conosciuti personalmente dal team del nostro 24/7 Operations Center e svolgono regolarmente incarichi per FLYTRIX. I corrieri sono inoltre tenuti a rispettare i nostri requisiti operativi e di riservatezza.
Il corriere aereo aprirà o leggerà i miei documenti?
Per motivi di sicurezza aerea e di conformità normativa, i corrieri DocumentJet devono poter verificare ciò che viene loro chiesto di trasportare. Il corriere può quindi aprire la busta o l'imballaggio esterno e ispezionare visivamente il contenuto prima di prenderlo in custodia. Lo scopo dell'ispezione è verificare che la spedizione contenga solo documenti consentiti. I nostri corrieri hanno istruzione di non esaminare né registrare inutilmente informazioni sensibili e sono soggetti a obblighi di riservatezza.
Lo stesso corriere aereo accompagnerà il mio documento per l'intero viaggio?
Nella maggior parte dei casi, sì. Di norma il corriere aereo ritira personalmente il documento, viaggia con esso ed effettua la consegna finale. In alcune località, tuttavia, le normative locali o le circostanze operative possono richiedere l'impiego di un autista dedicato per il primo o l'ultimo tratto del viaggio. Ogni passaggio di consegne tra un corriere aereo, un autista o un altro fornitore di servizi autorizzato è documentato nell'ambito della nostra procedura di catena di custodia.
A chi verrà consegnato il mio documento?
Se seleziona «Privato» come destinatario, di norma consegneremo il documento solo alla persona indicata nella prenotazione. Se desidera autorizzare un'altra persona a riceverlo, ci contatti prima della consegna. Se seleziona «Azienda», la spedizione può essere consegnata a un rappresentante autorizzato di tale organizzazione, ad esempio al personale della reception, della sicurezza, dell'ufficio o del magazzino. Se la consegna deve essere effettuata a una persona specifica, ce lo comunichi in anticipo. Per le consegne in hotel, specifichi se il personale della reception o il concierge sono autorizzati ad accettare la spedizione. Per le consegne in aeroporto, il documento può essere consegnato al destinatario indicato oppure, ove necessario e opportuno, a un rappresentante della compagnia aerea, dell'aeroporto, dell'immigrazione o del controllo delle frontiere.
Riceverò una prova di consegna?
Sì. Documentiamo la consegna finale. A seconda delle circostanze, la prova di consegna può includere il nome del destinatario, una firma, una fotografia della consegna, l'ora e il luogo di consegna o un'altra conferma adeguata al destinatario. Ove lecito e opportuno, può essere documentata anche un'ulteriore verifica dell'identità. Se il documento viene consegnato a un'autorità o a un rappresentante ufficiale, può essere registrata una conferma alternativa, come il nome, il reparto o il numero di tesserino o di riferimento del rappresentante.
